Kai verslas auga, Excel lentelės nebepakanka. Sąskaitos faktūros, mokėjimai, atlyginimai, mokesčiai, ataskaitos VMI – visa tai reikalauja sisteminio požiūrio. Ateina momentas, kai buhalterinė programa tampa ne prabanga, o būtinybe.
Tačiau rinka perpildyta pasiūlymų. Lietuviškos, užsienietiškos, debesijos pagrindu, instaliuojamos, pigios, brangios, paprastos, sudėtingos. Kaip išsirinkti tai, kas tinka būtent jūsų verslui?
Pirmasis klausimas: ko iš tikrųjų reikia
Prieš žiūrint į programas, verta sąžiningai atsakyti į kelis klausimus.
Kiek operacijų per mėnesį? Jei kelios dešimtys – užteks paprasčiausio sprendimo. Jei šimtai ar tūkstančiai – reikia sistemos, kuri susitvarko su apimtimis ir automatizuoja rutinas.
Ar turite buhalterį, ar naudositės paslaugomis? Profesionalus buhalteris gali dirbti su bet kuria sistema – jam svarbūs funkcionalumas ir greitis. Jei apskaitą tvarkysite patys – reikia intuityvaus, lengvai išmokstamo sprendimo.
Kokios specifinės jūsų veiklos reikalavimai? Prekyba reikalauja sandėlio apskaitos, paslaugos – projektų sekimo, gamyba – savikainos skaičiavimo. Ne visos programos vienodai gerai atlieka visas funkcijas.
Ar reikia integracijos su kitomis sistemomis? Banko sąskaitos automatinis importas, e-parduotuvės susiejimas, POS sistemų duomenys – visa tai taupo laiką, bet reikalauja suderinamų sprendimų.
Lietuviškos vs tarptautinės sistemos
Tarptautinės buhalterinės programos – QuickBooks, Xero, FreshBooks – populiarios pasaulyje, bet Lietuvoje susiduria su kliūtimis.
Pirma – mokesčių specifika. Lietuvos PVM deklaracijos, GPM, sodros ataskaitos turi savo formatą. Tarptautinės sistemos dažnai neturi paruoštų šablonų, reikia rankinio darbo arba papildomų modulių.
Antra – i.SAF ir i.VAZ. Elektroninių sąskaitų formatai, privalomi Lietuvoje, ne visose užsienio programose palaikomi. O be jų – neįmanoma normaliai dirbti su VMI.
Trečia – palaikymas lietuvių kalba. Kai kažkas neveikia, norite skambinti ir kalbėti lietuviškai. Su tarptautinėmis sistemomis tai dažnai neįmanoma.
Kokią buhalterinę programą rinktis – klausimas, kurį užduoda kiekvienas augantis verslas. Lietuviškos sistemos šiuos klausimus sprendžia iš karto. Mokesčių formos paruoštos, elektroninės sąskaitos generuojamos automatiškai, palaikymas vietoje. Tai ne nacionalizmas – tai praktika.
Debesis ar serveris
Prieš dešimt metų buhalterinės programos buvo instaliuojamos į kompiuterį. Šiandien dauguma naujų sprendimų veikia debesyje – naršyklėje, be instaliacijos, pasiekiama iš bet kur.
Debesies privalumai akivaizdūs. Jokių rūpesčių dėl atnaujinimų – viskas vyksta automatiškai. Jokių atsarginių kopijų darymo – duomenys saugomi serveryje. Galimybė dirbti iš namų, iš kelio, iš telefono.
Tačiau yra ir trūkumų. Reikalingas stabilus internetas – be jo programa neveikia. Duomenys laikomi ne pas jus – kai kuriems tai kelia saugumo abejonių. Ir mėnesinis mokestis, kuris per metus susidaro į solidžią sumą.
Instaliuojamos programos – vienkartinė investicija, pilna duomenų kontrolė, veikia be interneto. Bet atnaujinimus reikia pirkti, atsargines kopijas – daryti patiems, pasiekiamumas tik iš to kompiuterio.
Dauguma šiuolaikinių lietuviškų sistemų siūlo abu variantus. Galite pradėti nuo debesies ir, jei nepatinka, pereiti prie vietinės versijos – arba atvirkščiai.
Kainodara: nemokama, mėnesinė, vienkartinė
Nemokamos buhalterinės programos egzistuoja, bet turi apribojimų. Dažniausiai – iki tam tikro sąskaitų skaičiaus, iki tam tikro vartotojų skaičiaus, be palaikymo. Mažam verslui pradžiai gali tikti, bet augant – greitai tampa per ankšta.
Mėnesinis mokestis – populiariausias modelis. Mokate 20-100 eurų per mėnesį, priklausomai nuo funkcionalumo ir vartotojų skaičiaus. Per metus – 240-1200 eurų. Privalumas – visada naujausias versijas, palaikymas įskaičiuotas. Trūkumas – mokate nuolat, net jei tą mėnesį beveik nenaudojote.
Vienkartinė licencija – mokate kartą, naudojate visada. Kaina didesnė iš karto – 500-2000 eurų – bet ilgalaikėje perspektyvoje pigiau. Tačiau atnaujinimai dažnai mokami atskirai, o pasenusi programa gali tapti nesuderinama su naujais reikalavimais.
Hibridinis modelis – vienkartinė licencija plius metinis palaikymo mokestis – tampa vis populiaresnis. Mokate už programą kartą, paskui 15-20 procentų licencijos kainos kasmet už atnaujinimus ir palaikymą.
Integracijų svarba
Šiuolaikinė buhalterinė programa neturėtų būti izoliuota sala. Ji turėtų kalbėtis su kitomis sistemomis.
Bankų integracija – automatinis išrašų importas, mokėjimų sugretinimas su sąskaitomis. Sutaupo valandas rankinio darbo kas mėnesį.
E-parduotuvių integracija – užsakymai automatiškai virsta sąskaitomis, sandėlio likučiai sinchronizuojasi. Būtina, jei prekiaujate internetu.
CRM integracija – klientų duomenys, pardavimų istorija, skolų sekimas vienoje vietoje.
Darbo užmokesčio modulis – algalapiai, GPM, sodros deklaracijos be atskiros programos.
Prieš rinkdamiesi, patikrinkite, su kuo programa integruojasi. Ir ar tos integracijos įeina į bazinę kainą, ar mokami papildomai.
Palaikymas ir mokymai
Gera programa su blogu palaikymu – bloga programa. Kai kažkas neveikia, kai nesuprantate, kaip padaryti, kai VMI ataskaita neatitinka – jums reikia pagalbos.
Klausimai, kuriuos verta užduoti prieš perkant:
Kaip veikia palaikymas – telefonu, el. paštu, chatu? Kokios darbo valandos – tik darbo metu ar ir vakarais? Kiek laiko vidutiniškai užtrunka atsakymas? Ar palaikymas įskaičiuotas į kainą, ar mokamas atskirai?
Mokymai – ar pateikiami vaizdo įrašai, instrukcijos, seminarai? Ar galima užsisakyti individualų apmokymą? Kokia kaina?
Lietuviškų programų privalumas – palaikymas vietoje, lietuvių kalba, suprantant Lietuvos specifiką. Užsienio sistemose kartais tenka aiškinti, kas yra sodra ar i.SAF – ir tai užima laiką.
Apsaugos klausimai
Buhalteriniai duomenys – jautrūs. Konkurentai norėtų žinoti jūsų apyvartas, sukčiai – prisijungimo duomenis, VMI – kad viską deklaruotumėte teisingai.
Debesijos sistemose apsauga priklauso nuo tiekėjo. Rimtos kompanijos naudoja šifravimą, dviejų faktorių autentifikaciją, reguliarias atsargines kopijas. Bet verta paklausti konkrečiai – kur laikomi duomenys? Ar ES jurisdikcijoje? Kokios apsaugos priemonės?
Vietinėse sistemose apsauga – jūsų rankose. Atsarginės kopijos, antivirusinė, slaptažodžių politika – visa tai jūsų atsakomybė.
Kad ir kokią sistemą rinktumėtės – darykite atsargines kopijas. Reguliariai. Į atskirą vietą. Tai vienas dalykas, kurio negalima pamiršti.
Praktinis patarimas
Prieš įsipareigodami – išbandykite. Dauguma programų siūlo nemokamą bandomąjį laikotarpį arba demonstracinę versiją.
Per tą laiką:
Įveskite kelias realias sąskaitas – ar patogu? Ar greitai?
Sugeneruokite ataskaitą VMI – ar formatas tinkamas? Ar nereikia rankinio taisymo?
Pabandykite rasti pagalbą – ar dokumentacija aiški? Ar palaikymas atsako?
Pakvieskite buhalterį pažiūrėti – ar jam patinka? Ar mato trūkumų?
Programa, kuri atrodo gerai reklamoje, gali pasirodyti nepatogi realiam darbui. Ir atvirkščiai – nuobodžiai atrodanti sistema gali būti būtent tai, ko reikia.
Sprendimas, kuris augs kartu
Verslas keičiasi. Šiandien esate vieni, rytoj turite darbuotojų. Šiandien parduodate Lietuvoje, rytoj – eksportuojate. Šiandien paslaugos, rytoj – ir prekės.
Gera buhalterinė programa turi augti kartu su verslu. Ne priversti jus migruoti į kitą sistemą kas porą metų, o tiesiog pridėti modulius, vartotojus, funkcijas.
Todėl rinkdamiesi žiūrėkite ne tik į tai, ko reikia šiandien, bet ir į tai, ko gali prireikti rytoj. Sistema, kuri šiandien atrodo per didelė, po metų gali būti kaip tik.
Apskaita – ne ta vieta, kur verta eksperimentuoti kas sezoną. Rinkitės kartą ir ilgam.
